Senin, 05 Maret 2018


Be an ASIAN GAMES Volunteer, Why not?

(Part 4: Human Resource and Volunteering Department)

“Ketika sudah tau, kemudian tertarik, maka disana akan ada rasa untuk ikut serta di dalamnya”
Dari menit menuju jam, jam menuju hari, hari menjadi bulan. Kabar akan kejelasan dimana saya akan ditempatkan bertugas dalam invitation tournament Asian Games 2018 tak kunjung tiba. Saya bergabung dalam satu grup non official whatsapp volunteer, dimana setiap waktunya ramai membicarakan terkait e-mail yang masuk ke notifikasi mereka, e-mail yang selalu ditunggu setiap volunteer, dan e-mail yang membawa kabar penempatan departemen. Namun, hingga akhir Januari, sayapun tak kunjung mendapatkan e-mail penempatan departemen. Saya gelisah, dan mencoba mengikhlaskan jika memang saya tidak jadi terlibat dalam invitation tournament Asian Games 2018 sebagai volunteer, namun saya masih menginginkan kejelasan akan status saya.

Memasuki bulan Februari, bulan yang menjadi waktu penyelenggaraan invitation tournament, e-mail yang ditunggu sejak 2 bulan lamanya akhirnya masuk ke notifikasi handphone saya. Saya ditempatkan di departemen human resource and volunteering (HRV). Saya senang sekaligus bingung, kenapa saya dimasukkan ke departemen tersebut? Terlebih tidak ada pilihan departemen tersebut yang tersedia, ketika saya mengisi application dulu. Dan saya juga tidak bisa membayangkan, seperti apa tanggung jawab di departemen tersebut, karena selama kuliah saya hanya aktif dalam dunia kesehatan dan farmasi. Informasi penempatan saya di departemen HRV, sekaligus mencantumkan undangan briefing yang dilaksanakan keesokan harinya (dadakan? Sudah biasa :D). Karena memang aktivitas saya yang luang, setelah menyelesaikan sidang perskripsian, saya bisa-bisa saja hadir dalam briefing tersebut.
Pengumuman Penempatan Divisi dan Undangan Briefing
Keesokan harinya saya berangkat menuju gedung INASGOC Headquarter, di daerah Senayan. Briefing yang saya hadiri, ternyata lebih spesifik menjelaskan jobdesk untuk wakil kordinator departemen lain, selain HRV, yang juga mendapatkan informasi penempatan posisi di waktu yang mepet seperti saya. Alhasil, hingga pulang saya masih kebingungan terkait jobdesk yang akan saya lakukan di departemen tersebut. Namun, saya pulang tanpa tangan kosong. Setelah briefing, semua volunteer HRV mendapatkan seragam di hari itu juga, berupa 3 buah kaos, 1 buah jaket, 1 buah sling bag, 1 buah topi, 1 buah jas hujan, 1 buah buku jurnal, dan 1 buah kotak pensil beserta alat tulisnya. Selain itu, di hari selanjutnya seragam yang diperoleh adalah 2 buah celana, 1 buah tas ransel, dan 1 buah guidebook volunteer. Selain mendapatkan seragam di hari itu, esok harinya saya dan volunteer HRV yang lain diminta hadir untuk mengikuti staff and volunteer management (SVM) training di gedung PPK GBK Senayan.

Proses Membagikan Seragam untuk HRV Volunteer
Tes Seragam Baru :D
SVM training dibawahi oleh departemen IT&T, dimana saya diajarkan bagaimana mengabsen setiap volunteer yang bertugas dengan menggunakan sistem. Absensi tersebut akan memuat tanggal dan waktu kehadiran, sehingga dapat diketahui berapa lama volunteer bekerja. Setelah itu, dilakukan ramah tamah dengan Bang Teguh, salah satu staff HRV. Namun, saya juga masih belum mengetahui apa saja jobdesk saya di departemen HRV, karena bang Teguhnya juga belum dapat informasi dari atasan, pada saat itu. Keesokan harinya, mulai Senin 5 Februari saya sudah mulai melaksanakan tugas di HRV. 

Suasana SVM Training
Hari pertama hingga hari ke empat bekerja, saya membantu mendistribusikan seragam ke volunteer, yang dibimbing oleh Bang Ruby dan Bang Ahmad. Distribusi seragam dibagikan berdasarkan jumlah dan ukuran (size) dari tiap kordinator departemen yang akan mengambil seragam tersebut, jadi hanya kordinator saja yang diperbolehkan menyerahkan data permintaan seragam untuk departemennya, dan saya pribadi juga tidak berani mengeluarkan barang tanpa persetujuan bang Ahmad ataupun Bang Ruby. ‘Kasarnya’, pekerjaan ini pekerjaan kuli (kotor), karena harus mengangkat-angkat banyak barang, dan saya merasa seperti membuka lapak di tanah abang hahahahhaha. Ini menjadi pengalaman yang seru buat saya, karena saya bisa merasakan pekerjaan berat dengan ditemani bumbu-bumbu celotehan dari teman HRV yang lain. Yaa, walaupun ini pekerjaan yang berat namun saya bersyukur mendapatkan teman-teman volunteer HRV yang menyenangkan dan tidak membuat saya banyak mengeluh dalam melakukan pekerjaan tersebut. Yang menarik dari pekerjaan ini adalah, seharusnya setiap barang yang keluar sesuai dengan ukuran yang diminta. Artinya, tidak boleh ada tukar barang. Namun masih aja banyak volunteer yang ingin menukar barang, dan menariknya adalah beberapa barang yang ditukar sangat tidak wajar. Contohnya, ketika si A menuliskan ukuran celana 32 dan ditukar menjadi ukuran 39 atau 40. Ini adalah ukuran yang sangat jauh, dan terkesan ‘tidak sadar ukuran tubuh sendiri’, begitu pula sebaliknya. Ketika ada volunteer yang memiliki kasus tersebut, saya berusaha sekuat mungkin menahan ketawa (maaf, tapi ini lucu banget menurut saya wkwkwkwkkwkwk). 
Pekerjaan Mendistribusikan Seragam


Udah Mirip Lapak Tanah Abang Belum? :D
Pekerjaan berikutnya yang saya lakukan adalah membantu mensortir ID Card volunteer. Dalam melakukan pekerjaan ini, saya dibimbing oleh ka Aul, my super bidadari.
Ka Aul, My Super Bidadari
Jadi, ID Card volunteer didapatkan dari departemen akreditasi, yang mencetak ID Card berdasarkan data dari HRV (telah dikirim sebelumnya). Setelah dicetak, ID Card tersebut dipastikan, apakah nama volunteer yang tertera di ID Card tersebut ada dalam database volunteer yang bekerja atau tidak, dan volunteer tersebut berasal dari departemen apa, karena saat mencetak tidak berdasarkan departemen, dan di ID Card tersebut juga tidak terdapat keterangan departemennya. Proses memastikan ID Card tersebut lebih melelahkan daripada pekerjaan mendistribusikan seragam, karena membuat mata saya lelah mencari nama yang dimaksud, dengan data hardcopy (dicari satu-satu coy, dari tiap kertas database volunteer). Setelah itu, ID Card yang telah dipastikan bahwa ‘sang pemiliknya’ benar-benar bekerja dibawa ke akreditasi kembali untuk di registrasi dan diaktivasi (karena dalam ID Card terdapat barcode). Menyebalkannya adalah, yang melakukan registrasi dan aktivasi volunteer HRV juga, karena sibuknya akreditasi mencetak ID Card yang lain. Well, supaya cepat bisa diambil oleh volunteer, maka pekerjaan tersebut saya lakukan juga. Setelah aktif, ID Card tersebut diberi hologram sebagai penanda bahwa ID Card siap digunakan. Volunteer yang mengambil ID Card juga harus menandatangani bukti bahwa ia telah mengambil ID Card tersebut. Proses ID Card memakan waktu cukup lama, hingga event selesai, masih saja ada volunteer yang belum menerima ID Card (ini lucu juga sii menurut saya wkwkwkwkwkwk). 
Cek Cek ID Card......
 ID Card menjadi penting dimiliki oleh setiap volunteer. Karena dengan memiliki ID Card, setiap volunteer bisa mendapatkan hak mereka untuk masuk ke venue yang telah ditentukan sesuai dengan tugas mereka. Masalah yang terjadi ketika volunteer tidak memiliki ID Card adalah mereka tidak bisa masuk ke venue pertandingan untuk bertugas, dan tidak bisa masuk ke athlete village bagi yang mendapatkan akomodasi disana. Untuk itu, solusinya adalah membuat venue pass untuk bisa masuk ke venue pertandingan, dan guest pass untuk bisa masuk ke athlete village. Namun jumlahnya terbatas, sehingga kartu tersebut digunakan secara bergantian oleh volunteer. Keterlambatan volunteer dalam menerima ID Card, tidak hanya berasal dari miss communication ataupun miss understanding, namun juga karena kesalahan volunteer yang mengupload foto tidak layak cetak. Maksud foto yang tidak layak cetak adalah, foto dengan ukuran muka zoom ataupun selfie, dan foto dengan crowded background seperti, berlatar belakang pemandangan ataupun latar belakang lain dengan banyak gambar. Yang dibutuhkan adalah foto layaknya pas foto, dengan latar belakang polos. Untuk itu, kedepannya diharapkan setiap volunteer mengunggah pas foto berlatar belakang putih, agar ID Card dapat cepat dicetak.
Bentuk ID Card Volunteer Invitation Tournament Asian Games 2018
 Pekerjaan lain yang saya lakukan di HRV adalah berhubungan dengan absensi. Saya mengabsen volunteer melalui sistem SVM di venue, namun hal itu saya lakukan hanya satu kali di venue atletik. Mengingat teknis mendapatkan absensi yang tidak efektif, dengan mengganggu pekerjaan kordinator maka, proses memasukkan absensi ke sistem SVM dilakukan di white house (markas HRV). Selain itu, pekerjaan yang berhubungan dengan absensi lainnya adalah merekap absensi volunteer per term, agar tiap volunteer yang bekerja, bisa mendapatkan ‘haknya’. Selain itu, saya juga membantu merekap absensi GT 1 dan GT 2, yang akan berhubungan dengan masalah rekening volunteer. Pekerjaan terakhir yang saya lakukan selama berada di HRV adalah membantu kordinator lapangan (Ka Tyas) dalam memberikan, menerima, dan merekap absensi volunteer dari departemen dibawah Ka Tyas. Selain itu, saya juga membantu merapikan jurnal harian (laporan harian) dari tiap volunteer.

Ka Tyas, My Super Mentor

Yap, pekerjaan yang saya lakukan di HRV memang secara umum mensupport apa yang dikerjakan oleh HRV. Saya yang selama ini tidak tahu bagaimana pekerjaan HRV, mendapatkan banyak ilmu baru setelah bergabung di departemen HRV. Saya yang juga volunteer, selama ini mengeluh dan berpikir negatif tentang proses recruitment, harus menelan ludah setelah tahu bagaimana departemen ini bekerja, dan masalah apa yang sebenarnya terjadi. HRV, mungkin menjadi departemen yang selalu ditegur, disalahkan, atau disudutkan oleh volunteer ketika ada kebijakan yang tidak memuaskan volunteer. Yaa, memang itu menjadi sesuatu yang wajar bagi departemen ini, mengingat pekerjaan yang dilakukan di departemen ini sangatlah dekat dengan volunteer, berhubungan dengan hak dan kewajiban, dan berurusan dengan sumber daya manusia, makhluk hidup yang memang tak pernah puas.

Saya bersyukur dapat dilibatkan di departemen ini, setidaknya saya berusaha menjadi pegawai yang berpikir ulang ketika harus menuntut hak, apakah saya sudah melaksanakan kewajiban sesuai regulasi atau belum. Saya bersyukur ada departemen ini, walau hanya 14 hari, karena mengenal begitu banyak orang inspiratif, lingkungan kerja yang fun dan professional, staff HRV yang tidak gila hormat, teman-teman yang menyenangkan, dan kepala departemen yang begitu peduli, tanpa pandang status staff ataupun volunteer.

Terima kasih INASGOC, telah memberikan saya kesempatan, untuk belajar di HRV. Memang saya tidak terjun ke lapangan secara langsung, dan tidak terlibat dalam konflik yang ada di setiap match ataupun venue Asian Games, tapi berada di HRV saya mendapatkan pengalaman di luar ekpektasi saya, yang tidak dapat saya uraikan, namun sangat berharga. Saya, yang merasa ‘volunteer sisaan’ saat awal mendapatkan e-mail penempatan departemen, kini merasa sangat bahagia dan bersyukur ditempatkan di departemen HRV. Sekali lagi, terima kasih INASGOC J

Suasana Evaluasi Departemen HRV
Suasana Evaluasi Departemen HRV















The Power of HRV Department

Minggu, 04 Maret 2018


Be an ASIAN GAMES Volunteer, Why not?

(Part 3: Training 2)

Hallo useful people!

Apa kabar? Semoga selalu dalam lindunganNya yaa. Kali ini, saya akan berbagi cerita terkait training kedua yang saya ikuti, untuk semakin menyempurnakan status saya sebagai volunteer dalam invitation tournament Asian Games 2018. Seperti yang pernah saya infokan dalam postingan saya sebelumnya bahwa, untuk menjadi volunteer invitation tournament  Asian Games 2018 yang hqq (hakiki-red), kamu harus mengikuti setiap training yang diselenggarakan. Saya mau menginfokan kembali bahwa training yang dilakukan sebanyak yang dibutuhkan oleh tiap departemen, so tiap-tiap departemen memiliki frekuensi training yang berbeda. Saat training kedua berlangsung, status saya dan teman-teman volunteer yang lain masih umum, artinya kami belum ditentukan bekerja di departemen apa.
Undangan GT 2

Training kedua biasa disebut sebagai GT 2. GT 2 ini adalah tentang pemahaman dasar-dasar keolahragaan dan penjelasan Asian Games. Jumlah peserta per kelas saat mengikuti GT 2 lebih banyak dibandingkan GT 1, sehingga hanya dibagi menjadi 3 kelas, dimana per kelasnya bisa memuat 50 volunteer. Pelaksanaan GT 2 lebih singkat, kurang lebih hanya 3 jam sehingga dalam 1 hari terdapat 2 sesi, sesi pagi dan sesi siang. Tiap-tiap volunteer sudah mendapatkan jadwal berikut dengan sesi-nya, yang disampaikan melalui e-mail. Dan di akhir GT 2, tiap volunteer diminta membuat rekening BRI baru (hayooooo untuk apa :p)

Saya mengikuti sesi 2 (siang hari) tanggal 4 Desember 2017, di kelas B. Saat itu, pematerinya adalah ka Fandi Ahmad dan Ka Ayu. Di GT 2, tiap volunteer akan pendapatkan buku seperti pada gambar.
Buku yang diterima volunteer dalam GT 2
Ka Fandi Ahmad menjelaskan tentang Ancient and Modern Olympic, mulai dari sejarah olimpiade, pelaksanaan torch relay, hingga perbedaan modern olympic antara amateurisme vs commercialism. Penjelasan ini sangat baru bagi saya yang hanya penikmat Persija dan Sepak Bola Nasional (ketauan kan banyak gatau tentang olahraga -_-). Saya antusias dalam mendengarkan penjelasan tersebut, dan hanya bisa manggut manggut karena ngerasa ‘gilaaakkkkk! ternyata olahraga punya sejarah yang menarik ’. 

Setelah materi tersebut, ka Fandi membagi volunteer menjadi kelompok-kelompok kecil yang beranggotakan 10 orang, untuk melakukan diskusi, dan diskusi tersebut mengenai amateurisme vs commercialism dalam olahraga. Sejujurnya saya merasa kesulitan mengikuti diskusi ini, karena keterbatasan pengetahuan saya tentang keolahragaan. Untungnya, argumentasi yang disampaikan melihat dari berbagai aspek sehingga saya bisa ikut serta dalam diskusi dengan membawa argumen dalam perspektif kesehatan. Diskusi ini menjadi menarik, karena saya mendengarkan langsung argumentasi dari berbagai sudut pandang bidang lain. Hasil dari diskusi tiap kelompok dipresentasikan sehingga diskusi menjadi sekelas.

Materi selanjutnya yang disampaikan adalah Olympic and the IOC (International Olympic Committee). Disini, pemateri menjelaskan simbol olimpiade dan struktural serta fungsional pengurus olimpiade. Untuk mengetahui lebih banyak tentang IOC, kamu bisa cari tau di https://www.olympic.org/the-ioc.

Lalu disampaikan pula materi sport event and sport legacy. Kegiatan keolahragaan memiliki tingkatan, baik itu regional, nasional, maupun internasional. Dalam penyelenggaraan kegiatan olahraga, rangkaian umumnya terdiri dari countdown, test event, torch relay, opening and closing ceremony, and games or competition. Untuk kegiatan countdown Asian Games 2018 sudah dilaksanakan di Jakabaring dan Monas, sejak 2017, yakni 1 tahun sebelum Asian Games berlangsung. Sementara test event baru saja dilaksanakan di Jakarta, dengan nama lain invitation tournament. Materi terakhir yang disampaikan adalah tentang Asian Games and volunteering. Untuk mengetahui Asian Games lebih banyak, kalian bisa melihatnya di website resmi Asian Games https://asiangames2018.id
Semangat mencari, semoga bisa terus punya rasa 'kepo' J


Be an ASIAN GAMES Volunteer, Why not?

(Part 2: Training 1)

Hallo useful people!

Ditulisan saya kali ini, saya akan berbagi pengalaman saya saat mengikuti training untuk menyempurnakan status saya sebagai volunteer invitation tournament Asian Games 2018, yang memiliki tugas to serve with good service but not servant. Training dilakukan sebanyak yang dibutuhkan oleh tiap departemen, so tiap-tiap departemen memiliki frekuensi training yang berbeda. Saat pengumuman lolos seleksi, status saya dan teman-teman volunteer yang lain masih umum, artinya kami belum ditentukan bekerja di departemen apa.

Training pertama disebut juga sebagai general training (GT), namun volunteer  terbiasa menyebutnya GT 1. GT 1 kembali dilaksanakan di Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia (LPPI) Jakarta, jadi buat kamu yang berdomisili di luar Jakarta harus sudah mempersiapkan kebutuhan akomodasi, dan saving money yang cukup, karena training-training yang diselenggarakan berlokasi di Jakarta, pada waktu yang cukup mendadak diinfokan.

Pada GT 1 ini, INASGOC bekerjasama dengan MADEP Consulting and Training Service sebagai jasa pelatihan softskill untuk volunteer. Dengan banyaknya jumlah volunteer, maka pelaksanaan GT 1 dilakukan selama ±5 hari, dengan 2 sesi perharinya, dan terbagi ke beberapa ruangan. Saat undangan GT 1 diterima via email, kamu akan mengetahui di kelas berapa, dan hari apa kamu akan mengikuti GT 1. Saya sendiri mendapatkan jadwal GT 1 pada hari selasa, kelas 5. Saya mengikuti GT 1 selama sehari penuh karena GT 1 dilaksanakan 1 hari, jumlah peserta ±20 volunteer per ruang dan 1 pemateri. Materi yang didapatkan saat GT 1 adalah materi umum yang sebenarnya sudah diketahui oleh volunteer, mudah diterima, namun akan sulit dipraktikkan, mengingat sikap-sikap sederhana yang seharusnya menjadi kebiasaan seolah terlupakan akibat pengaruh zaman dan efek globalisasi. Materi tersebut adalah interpersonal skill, communication skill, professional etiquette, dan materi pariwisata dan budaya DKI Jakarta. Di setiap materi, disediakan coffee break untuk merefresh kembali suasana hati dan body agar siap menerima materi selanjutnya. Cofee break yang disediakan juga tidak mengecewakan. Selain coffee break, pada GT 1 juga disediakan makan siang karena kegiatan yang berlangsung dari pagi hingga menjelang malam. Setiap peserta GT 1 juga menerima merchandise berupa buku catatan (notebook), pulpen, pin, goody bag, dan ID Card. Setiap volunteer yang absen juga tercatat dalam absensi, dan absensi dilakukan 3x dalam waktu yang berbeda, sehingga setiap volunteer harus mengikuti GT 1 hingga akhir. 
Merchandise yang didapatkan volunteer saat GT 1

Materi Interpersonal Skill

Materi pertama yang saya dapatkan adalah interpersonal skill, yang disampaikan oleh ibu Melda. Materi ini disampaikan agar setiap volunteer yang bertugas dapat memiliki keterampilan interpersonal yang baik, mengingat setiap volunteer yang bertugas adalah representatif dari interpersonal masyarakat Indonesia. Interpersonal skill mempelajari tentang bekerja dengan orang lain, berinteraksi, menginspirasi, menyelesaikan konflik, memahami budaya, serta menunjukkan diplomasi. Sifat-sifat teamwork, persuading, feedback, tenggang rasa serta komunikasi akan sangat bermain dalam menghasilkan sebuah interpersonal skill yang baik, karena akan memperbaiki hubungan dan produktifitas, mempengaruhi orang lain, membuat orang lain nyaman, dan tentu dalam mencapai tujuan.

Sebagai volunteer, kemampuan interpersonal skill yang harus dimiliki yaitu kemampuan berinisiatif dalam mencari pengalaman ataupun mencari info yang tepat dan akurat agar lebih memahami keadaan, sehingga dapat memberikan kesan pertama dan cara merespon yang sesuai. Kemampuan interpersonal skill selanjutnya yaitu bersikap terbuka (self disclosure) secara aktif dan dinamis, namun tidak over acting, untuk memunculkan rasa dipercaya. Selanjutnya adalah kemampuan memberikan dukungan emosional dengan menunjukkan positive personal impact secara confidence, conclude, cheerful and likeable. Lalu kemampuan mengatasi konflik yang diiringi dengan sifat kedewasaan, mentalitas yang kaya, integritas yang baik serta melihat persoalan dari berbagai sudut pandang. Terakhir adalah kemampuan interpersonal skill dalam membujuk, yang dilakukan dengan kredibilitas, nalar, dan sentuhan emosional.

Materi interpersonal skill dibawakan ibu Melda dengan sangat menyenangkan, dan saya yakin semua volunteer yang berada dalam satu ruang dengan saya, menikmati dan terbawa arus materi tersebut. Materi ibu Melda ditutup dengan simulasi tes, yang bernama DISC Test untuk mengetahui karakteristik volunteer dalam mengatasi konflik.

Materi Pariwisata dan Budaya Jakarta

Materi selanjutnya adalah Pariwisata dan Budaya Jakarta. Mohon maaf, saya lupa nama sang pemateri. Dalam materi ini, setiap volunteer diharapkan dapat menjadi tourist information centre berjalan bagi setiap tamu Asian Games, yang datang dari berbagai Negara di Asia. Materi diawali dengan pengenalan Jakarta sebagai ibukota Indonesia, dengan suku asli Betawi, kemudian pengenalan letak geografis Jakarta termasuk pintu masuknya. Selanjutnya pengenalan patung dan monumen yang ada di Jakarta, museum-museum yang ada di Jakarta, lokasi untuk berwisata alam, tempat belanja dan restaurant dari yang high cost hingga low cost, night life, festival dan attraction yang bisa dinikmati beserta tempatnya, serta aksesibilitas yang tersedia di Jakarta. Semuanya dipresentasikan secara jelas oleh sang pemateri. Namun, bagi saya cara penyampaian materinya kurang menarik, dikarenakan terkesan monoton dengan presentasi slide. Mungkin bisa diselipkan video-video pendek untuk lebih menarik perhatian. Materi tiap slide nya tidak dipresentasikan secara detail, hanya gambaran umum saja karena keterbatasan waktu. Volunteer diminta untuk mencari sendiri informasinya lebih lanjut, dengan surfing di dunia maya ataupun mengunjungi langsung tiap-tiap lokasinya.

Sebagai warga asli Jakarta, yang lahir dan tinggal di Jakarta, saya mendapatkan banyak informasi pariwisata yang sebelumnya tidak saya ketahui tentang pariwisata kota saya, dan menimbulkan hasrat untuk mengunjungi langsung berbagai tempat yang bisa membuat saya semakin bangga dengan kota ini.

Materi Professional Etiquette

Materi ketiga yang saya dapatkan dari GT 1 adalah Professional Etiquette, yang disampaikan oleh ibu Itsye. Pada materi ini, setiap volunteer diharapkan dapat berperilaku santun dan bertata krama. Etiquette yang berasal dari bahasa Perancis bermakna tiket atau undangan dari raja untuk mengadakan pesta, dimana setiap yang mendapatkan etiquette merupakan tamu pilihan yang pasti memiliki tata krama yang baik. Sebagai volunteer kegiatan internasional yang bertugas menghadapi beragam tamu, dengan negara dan budaya yang berbeda, dibutuhkan perlakuan yang profesional, dengan akal sehat, tulus dan sesuai aturan.

Dari materi ini saya mendapatkan ilmu baru, bahwa first impression ditentukan oleh 30 detik pertama, dan dilanjutkan dengan 4 menit pertemuan. 30 detik pertama, kita bisa saja mengetahui bagaimana tingkat ekonomi, tingkat pendidikan, posisi social, dan tingkat kesuksesan dari lawan bicara, dan 4 menit berikutnya akan menentukan kepercayaan, kebaikan, kecerdasan dan persahabatan. Faktor yang mendukung terwujudnya professional etiquette yang baik adalah faktor ABC.
Appearance (wardrobe, color, and grooming)

Behavior (attitude, and civility)

Communication (verbal, non verbal, written)


Penyampaian materi ini sangat menarik, karena langsung dipraktikkan dengan melibatkan setiap volunteer dikelas (dilakukan simulasi). Simulasi dan praktik yang dilakukan diantaranya professional etiquette dalam perkenalan, menyambut tamu, berjabat tangan, bertelepon, menolak permintaan tamu, dan mengatasi tamu yang suka mengeluh. Beberapa kata juga bisa saya simpulkan sebagai magic words  setelah menerima materi ini, kata-kata tersebut adalah silahkan, terima kasih, tolong, dan maaf.

Materi Communication Skill

Materi terakhir yang saya terima dari GT 1 adalah communication skill yang disampaikan oleh ibu Evrita Norman. Materi ini bertujuan untuk dapat mengkomunikasikan needs, wants, and feeling tanpa melanggar hak asasi orang lain, dan menciptakan komunikasi yang efektif. Materi ini menjadi penting, karena komunikasi adalah kebutuhan, dilakukan untuk berbagi, memahami sikap dan perasaan. Komunikasi memang terjadi secara alamiah dan otomatis, sehingga tidak jarang terjadi kesalahpahaman, dan miss communication.
Communication Cycle and Process. Sumber: http://jaykubavat8.blogspot.com

Komunikasi dikatakan efektif jika pesan yang disampaikan dapat diterima dengan sempurna, dan dimengerti, sehingga tidak terjadi salah persepsi, dan kedua pihak saling diuntungkan. Namun, terdapat rintangan berupa emosi,
selfish, bahasa, media, dan prasangka yang dapat menggagalkan terwujudnya komunikasi yang efektif. Komunikasi dilakukan dengan produktif, dengan hukum REACH.

Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble


Selain hukum REACH, terdapat faktor V dan juga perilaku komunikasi yang akan mempengaruhi terwujudnya komunikasi efektif.
Faktor V yang dapat mempengaruhi komunikasi. Sumber: http://libioencarnacion.blogspot.co.id

Perilaku permisif atau submisif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya tidak oke, kamu oke’. Perilaku agresif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya oke, kamu tidak oke’. Dan perilaku asertif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya oke, kamu oke’.

Materi ini menjadi materi penutup dalam GT 1. Setelah itu, panitia yang bertugas menyodorkan sebuah buku yang berisi kontrak kerja volunteer untuk ditanda tangani oleh setiap volunteer. Selain itu, sebelum kegiatan GT 1 ditutup, volunteer diminta menuliskan feedback dari rangkaian kegiatan GT 1, dan berkesempatan menyampaikan kritik saran teruntuk INASGOC. Setiap volunteer yang mengikuti GT 1, juga berhak menerima sertifikat.  Bagi saya, materi dalam GT 1 sangat bermanfaat dan semoga teman-teman volunteer yang lain juga merasakan manfaatnya :) 

Be an ASIAN GAMES Volunteer, Why not?

(Part 1: Selection Process)


Hallo useful people!

Start from now, I’ll share about volunteer Asian Games 2018. I hope, I can share step 

by step how to be a volunteer Asian Games based on my experience. Happy reading J



 ‘Diam membuat mati, dan bergerak membuat hidup’. Mungkin itu adalah kalimat yang tepat untuk menggambarkan kondisi saya saat ini. Pasca mendengar kebijakan dari kampus yang membuat terkejut, dan menyakitkan, dan melewati semua waktu-waktu feeling down, saya memutuskan untuk mengikuti proses seleksi terbuka menjadi relawan untuk Asian Games 2018. Dengan banyaknya waktu kosong, dan produktivitas yang semakin menurun saat ‘tak punya kerjaan’ dirumah, mungkin ini menjadi alternatif untuk bisa lebih produktif.

Asian Games adalah multievent olahraga terbesar kedua di dunia setelah olimpiade, dan diadakan setiap empat tahun sekali. Asian Games ke-18 ini diselenggarakan di Indonesia, oleh INASGOC (Indonesia Asian Games Organizing Committee), sebagai panitia pelaksana yang menyusun, menyiapkan dan menyelenggarakan pesta olahraga musim panas kawasan Asia.

Informasi recruitment menjadi relawan Asian Games 2018 sangat terbuka, sehingga siapapun masyarakat Indonesia yang merasa memenuhi kriteria yang dibutuhkan, bisa mengikutinya. Kriterianya dapat dilihat pada website http:/www.volunteer.asiangames2018.id. Ketika mendapatkan informasi tersebut, saya tertarik untuk menjadi salah satu pesertanya. Berdalih ingin memanfaatkan waktu luang dengan kegiatan positif, menuju sidang skripsi hingga termotivasi untuk ikut berkontribusi aktif untuk ibu pertiwi dengan ikut serta mensukseskan Asian Games 2018 menjadi alasan. Namun, tidak naif jika dibilang bahwa alasan terkuat adalah ‘melarikan diri’ dari kenyataan, bahwa saya harus telat mendapatkan gelar sarjana. Well, everything reason that I say, I want to be volunteer Asian Games 2018 and ready to do it.

Menurut saya, untuk bisa terpilih menjadi volunteer Asian Games 2018 tidaklah sulit. Walaupun harus mengikuti proses seleksi, dan menjadi 1 dari ribuan pendaftar, INASGOC membutuhkan 2000 relawan saat pre-event (invitation tournament) yang diselenggarakan Februari 2018 di Jakarta. So, don’t worry about it. Walaupun yang daftar banyak, tapi yang dibutuhkan juga banyak. Just do it, and let the time to answer it J

Bagaimana caranya?
Saat pre-event, proses yang dilalui untuk bisa terpilih menjadi relawan ada 4 tahap.

1.    DAFTAR
Apapun kegiatannya, siapapun penyelenggaranya, jika kamu ingin terpilih maka harus MENDAFTAR. Jangan ragu untuk mendaftar, yakini dan sesuaikan kriteria yang dibutuhkan dengan kemampuan yang kamu miliki. Karena, yang paling tahu kemampuanmu adalah dirimu sendiri. Pendaftaran dilakukan melalui http://www.volunteer.asiangames2018.id. Pertama, kamu diharuskan membuat akun dengan email (sebaiknya gunakan @gmail). Setelah akunmu diverifikasi, kamu bisa log in dengan email dan password yang sudah kamu tentukan.

Setelah berhasil masuk dengan akunmu, silahkan isi semua data yang dibutuhkan. Terutama data dengan tanda * berwarna merah. Isi dengan jujur, dan sesuai keadaan. Pastikan tidak ada kolom yang tidak diisi karena bisa saja itu berpengaruh pada penilaian awal tentang dirimu. Jika merasa percaya diri, cobalah isi dengan bahasa inggris.

Kurang lebih, 1 minggu setelah masa pendaftaran ditutup, kamu akan menerima e-mail apakah kamu layak mengikuti proses seleksi selanjutnya atau tidak. 
Pengumuman Kelulusan Seleksi Administrasi Pre Event Asian Games 2018

Dan kamu akan diminta mengisi form konfirmasi kehadiran tes, sesuai dengan website yang telah dikirimkan.

Undangan untuk Mengikuti Tes Berikutnya

2.    TES PSIKOTES
Tahap pertama yang saya lalui setelah dinyatakan lolos administrasi adalah tes psikotes. Untuk tes psikotes, dan tes lainnya dilaksanakan dalam 1 hari di Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia (LPPI) Jakarta, jadi buat kamu yang berdomisili di luar Jakarta, tidak perlu bolak-balik untuk ikut tes karena tes dilaksanakan dalam 1 hari, di hari kerja.

Sebelum tes psikotes dimulai, peserta wajib verifikasi data kepesertaannya, dengan menunjukkan e-mail invitation test dan juga identitas diri (bisa KTP, ataupun SIM). Setelah itu kamu akan mendapatkan nomor peserta, dan ruangan tes. Pada tes psikotes ini, masing-masing peserta mengerjakan 7 sesi, dimana 4 sesi merupakan tes kemampuan verbal dan analisa berpikir berupa gambar, 1 sesi wartegg tes, 1 sesi menggambar orang, dan 1 sesi menggambar pohon. Waktu untuk tes psikotes ini sekitar 1 jam.

3.    FORUM GROUP DISCUSSION (FGD)
Setelah tes psikotes selesai, proses seleksi selanjutnya adalah FGD. FGD dilakukan selama ±45 menit. Pada ruangan saya, terdapat 4 kelompok, dan setiap kelompok terdiri dari 9 orang dengan 1 asesor atau penilai. Sebelum diskusi dimulai, terlebih dahulu peserta diberi waktu membaca kasus yang sudah dibagikan, dan menuliskan jawaban dari pertanyaan yang tercantum pada kasus tersebut. Kasus yang akan saya diskusikan adalah tentang ‘siapkah Indonesia menjadi tuan rumah ASIAN GAMES 2018?’
Sebelum FGD dimulai, setiap peserta diminta menuliskan jawaban dari pertanyaan yang diajukan, yaitu
  • Siapkah Indonesia menjadi tuan rumah Asian Games 2018? Jika batal, masalah apa saja yang akan muncul; dan
  • Bagaimana cara kita berperan mensukseskan Asian Games sebagai volunteer?

Jawaban dari pertanyaan yang telah dituliskan dapat membantu saya dalam melakukan diskusi. Saat diskusi, cobalah untuk berperan aktif, dan berbicara menyampaikan pendapat. Utarakan pendapat dan bersikaplah dengan baik, dan santun karena FGD ini menjadi penilaian terhadap kepribadian diri. Diskusi dilakukan dengan bahasa Indonesia, namun ada saat tertentu dimana asesor meminta peserta untuk berdiskusi dengan bahasa asing (tak hanya bahasa Inggris).

4.    WAWANCARA
Tahap seleksi terakhir adalah wawancara. Wawancara hanya dilakukan ±10 menit dengan bahasa indonesia, dengan 1 orang asesor yang merupakan psikolog (saya mengira demikian). Namun, jika interviewer mu menginginkan dengan bahasa asing, kamu harus menyesuaikannya. Saya pastikan, kamu bisa menjawab dengan baik pertanyaan yang diajukan interviewer, karena all of question only about yourself. Bagaimana karakteristik yang kamu miliki, pengalaman hidup, dan kemampuan bahasa asing. 

Selang 1 minggu, pengumuman lolos seleksi disampaikan ke setiap peserta melalui email, beserta undangan general training. So, pastikan semua data diri dan kontak pribadimu saat mendaftar tepat dan benar, sehingga kamu mendapatkan informasi hasil seleksi tersebut J Alhamdulillah, saya dinyatakan lolos seleksi, dan berhak mengikuti tahap selanjutnya, yaitu training J
Pengumuman dan Undangan Mengikuti General Training

Note: everything that I share to you, just about experiences that I had, and those all to make describe my experiences. I can’t to menjamin that you will pass it with same condition. So, please don’t rely on my step selection and my its condition. You must prepare well for all condition and do your best process selection. Good Luck!